Управление запасами для малого бизнеса: как оптимизировать складские процессы

27.05.2025

Остатков на складе на миллион, а ходовых позиций почти нет. Такая ситуация знакома многим: из-за несогласованности учета, закупок и логистики одни товары копятся месяцами, другие заканчиваются в разгар продаж. Перебои в запасах негативно отражаются на выручке и заставляют принимать решения в спешке. В этой статье команда Достависта собрала практичные способы, как навести порядок в складской системе и избавиться от постоянно возникающих «узких мест».

Главная > Блог > Управление запасами для малого бизнеса

Заказать доставку

Ваше решение по экспресс-доставке для бизнеса под ключ

Связаться с нами

Вместе с Достависта ваш бизнес выйдет на новый уровень доставки. Станьте нашим деловым партнером и доверьте нам логистику для достижения высоких результатов в России.

Поделитесь статьей

Следите за нами

Содержание

1. Принципы управления запасами
2. Методы учёта и контроля запасов
3. Оптимизация складского пространства
4. Организация хранения для удобства учета и доступа
5. Автоматизация процессов при управлении запасами
6. Стратегии пополнения запасов
7. Анализ и прогнозирование спроса
8. Снижение издержек на хранение товаров
9. Часто задаваемые вопросы

Принципы управления запасами

Чтобы избежать дефицита ходовых позиций и не тратить деньги на хранение невостребованных товаров, малому бизнесу важно выстроить управление запасами по понятным и проверенным принципам.

Освобождайте склад от лишнего

Если товар не продается несколько месяцев, он занимает место и снижает эффективность работы склада. Регулярный анализ оборачиваемости позволяет вовремя выявить изделия, которые стоит распродать, заменить или исключить из ассортимента.

Сосредоточьтесь на ключевых позициях

Когда на складе десятки или сотни позиций, важно понимать, какие из них действительно влияют на выручку, а какие занимают место без заметной отдачи. Чтобы навести порядок в ассортименте и сосредоточиться на приоритетных товарах, используют ABC-анализ. Он показывает, какие позиции приносят основную прибыль:

- A — около 20% ассортимента, формирующие до 80% дохода;
- B — товары со средней стабильностью;
- C — наименее значимые.
XYZ-анализ дополняет картину: X — предсказуемый спрос, Y — сезонные колебания, Z — нерегулярные заказы. Такая классификация помогает принимать более точные решения по закупке, хранению и распределению ресурсов.

Поддерживайте оптимальное количество запасов

Для каждой товарной позиции стоит установить минимальный и максимальный уровни запаса. Когда количество на складе приближается к нижней границе, это сигнал к закупке. А превышение верхней указывает на возможное затоваривание. Такие параметры можно контролировать вручную или настроить в учётной программе, чтобы получать автоматические уведомления. Это помогает удерживать баланс между обеспечением бесперебойных поставок и снижением издержек на хранение.

Обеспечивайте точность учета

Без регулярной сверки остатков даже современная программа не даст точной картины. Чтобы избежать сбоев в поставках и лишних затрат, бизнесу важно поддерживать актуальность данных, особенно при интенсивном движении товаров. Ежедневные обновления и точечные инвентаризации по зонам помогают выявлять расхождения до того, как они повлияют на выполнение заказов.

Работайте с возвратами и списаниями

Возвраты, просроченная продукция и поврежденные позиции — неизбежная часть складской логистики. Если порядок их приемки, учета и списания не зафиксирован в регламенте, убытки будут расти, а товар — скапливаться на полках. Четкие инструкции помогают оперативно освобождать склад, сокращать расходы и снижать долю неактуальных остатков в общем объеме запасов.

Делайте процессы прозрачными и понятными

Когда каждый этап — от приемки до отгрузки — задокументирован, меньше вероятность ошибок и задержек. Это особенно важно при расширении команды или внедрении автоматизированного учёта. Прозрачные правила позволяют новым сотрудникам быстрее адаптироваться и повышают общую устойчивость логистической системы.

Методы учёта и контроля запасов

Системы учета запасов в малом бизнесе могут отличаться по степени детализации, точности и технологической сложности. Ниже — три основных подхода, которые применяются на практике.

Ручной учет

Наиболее простой вариант, основанный на использовании таблиц, журналов или чек-листов. Ручной учет применяют при небольшом ассортименте и ограниченном обороте продукции. Он позволяет начать работу без вложений, но со временем требует значительных ресурсов на проверку данных и регулярные инвентаризации. Характерные особенности ручного учета:

- Отсутствие специализированного программного обеспечения;
- Фиксация остатков и движения вручную;
- Гибкость в подходе, но высокая зависимость от человеческого фактора.

С ростом оборота при использовании этого метода возникают сложности: увеличивается вероятность ошибок, инвентаризация занимает всё больше времени, теряется прозрачность. Ручной формат также затрудняет масштабирование, поскольку вся система держится на внимательности исполнителя.

Автоматизированные программы

Метод подразумевает использование специализированных решений, например, «1С», «МойСклад», Zoho Inventory или аналогичных платформ. Он обеспечивает актуальность информации и позволяет интегрировать учет с закупками, логистикой, CRM, бухгалтерией. Автоматизация особенно нужна при наличии широкой номенклатуры и необходимости синхронизировать склад с другими частями бизнес-процесса. Основные преимущества:

- Доступ к данным в реальном времени;
- Автоматическое формирование отчетов и уведомлений;
- Снижение ошибок при обработке заказов и инвентаризации.

Недостатками становятся стартовые затраты на внедрение, обучение персонала и необходимость периодического обслуживания системы. Кроме того, при частой смене процессов или низкой квалификации сотрудников автоматизация может быть неэффективной.

Учет с использованием штрихкодов и RFID

Метод, основанный на цифровой идентификации каждой единицы товара. Предусматривает применение сканеров, этикеток, RFID-меток и специализированного оборудования. Используется в бизнесе, где важна точность отслеживания и высокая скорость обработки операций. Характерные особенности метода:

- Мгновенная фиксация движения продукции;
- Снижение количества ошибок при приемке и отгрузке;
- Возможность учитывать срок годности, партию и серийный номер.

Слабыми сторонами метода являются стоимость внедрения, зависимость от дисциплины персонала и технических условий на складе. Кроме того, при небольших объемах такая система может оказаться избыточной и не окупиться.

Выбор метода зависит от размера бизнеса, количества SKU, бюджета и задач. Иногда оптимальным решением становится гибридная модель: ручной учёт для редких товаров и автоматизация для ходовых позиций.

Оптимизация складского пространства

Рациональное использование склада позволяет бизнесу сократить издержки, ускорить отгрузку и обеспечить бесперебойную работу. Это особенно важно при ограниченной площади и высоких затратах на аренду. Вот как можно повысить эффективность хранения.

Используйте вертикальное пространство. Многоярусные стеллажи и полочные конструкции позволяют увеличить объем хранения без расширения площади. Такой подход особенно полезен при работе с лёгкой или средней по весу продукцией. Важно заранее учесть требования безопасности и нагрузки на перекрытия.
Разделите склад на функциональные зоны. Приемка, основное хранение, упаковка, отгрузка, возвраты — каждое направление должно иметь свое отдельное место. Это снижает риск пересечений, упрощает логистику и помогает контролировать движение продукции.
Размещайте товары по частоте использования. Ходовые позиции (категория A по ABC-анализу) удобнее держать ближе к зоне отгрузки. Менее востребованные товары можно разместить глубже. Такая система позволяет сэкономить время и равномерно распределить нагрузку на сотрудников.
Применяйте метод 5S. Сортируйте и систематизируйте всё, что используется в повседневной работе. Поддерживайте чистоту, фиксируйте единые правила и регулярно пересматривайте процессы. Это создаёт устойчивую и предсказуемую систему хранения.
Используйте подходящее оборудование. Для крупногабаритных товаров подойдут паллетные стеллажи. Мелкую продукцию проще хранить на полочных конструкциях, а товары, требующие точного учёта, — в ячеистых контейнерах. Выбор зависит от ассортимента и логистических задач.
Маркируйте зоны и места хранения. Ясная система навигации облегчает инвентаризацию, ускоряет сборку заказов и снижает число ошибок. Используйте подписи, цветовые ярлыки, штрихкоды и четкие обозначения на ячейках и коробках.
Закладывайте мобильность на случай роста. Для сезонных пиков или временного увеличения оборота стоит предусмотреть передвижные стеллажи, склад-контейнеры или раздвижные конструкции.
Соблюдайте требования к проходам. Даже при плотной компоновке важно оставить не менее одного метра между стеллажами. Это обеспечивает безопасность, ускоряет передвижение и упрощает доступ к любой зоне.
Регулярно пересматривайте планировку. Увеличение ассортимента, рост числа заказов или изменение стратегии поставок — повод обновить схему хранения. Такая настройка позволяет выявить узкие места и использовать пространство более эффективно.

Организация хранения для удобства учета и доступа

Помимо общей планировки, важную роль играет то, как именно организовано хранение внутри стеллажей и ячеек. Ниже — приёмы, которые позволяют поддерживать порядок и упрощают контроль.

Внедрите систему ячеек с кодировкой

Каждой ячейке присваивается уникальный идентификатор, по которому фиксируются все перемещения. Это позволяет точно отслеживать, где находится каждая единица продукции, и обеспечивает прозрачность учёта в режиме реального времени.

Применяйте FIFO или LIFO в зависимости от товара

Для товаров с ограниченным сроком годности (продукты, косметика, лекарства) используется принцип FIFO: первым поступил, первым ушел. Для продукции без срока хранения, например, технических комплектующих, допустим подход LIFO: последним поступил, первым использован.

Храните схожие товары рядом, но не смешивайте SKU

Продукция с похожими характеристиками может размещаться в одной зоне, но каждая SKU должна иметь отдельную ячейку. Это упрощает инвентаризацию и уменьшает риск пересортицы при сборке заказов.

Назначьте ответственных за зоны хранения

Четкое распределение ответственности снижает вероятность ошибок и увеличивает надежность при приемке и отгрузке. Такой подход помогает поддерживать порядок и повышает дисциплину в команде

Автоматизируйте учет перемещений внутри склада

Использование сканеров штрихкодов и программ складского учёта дает возможность отслеживать движение товаров между ячейками. Это ускоряет процессы, минимизирует ошибки и обеспечивает постоянный контроль над запасами.

Автоматизация процессов при управлении запасами

Когда ассортимент превышает несколько десятков позиций, а складская нагрузка растёт, управление запасами вручную становится неэффективным. Автоматизация позволяет бизнесу сократить количество ошибок, ускорить обработку данных и обеспечить точность операций.

Автоматизированные системы особенно полезны при широком ассортименте, высоком темпе отгрузок и необходимости в оперативном контроле за остатками. Дополнительно возможна интеграция с бухгалтерией, CRM, онлайн-кассами и интернет-магазином. На практике используются как универсальные программы, так и простые решения:

- «МойСклад» — облачный сервис с понятным интерфейсом и базовой аналитикой;
- «1С:Управление торговлей» — система с широкими возможностями настройки и интеграции;
- Zoho Inventory — англоязычная облачная платформа с расширенной логикой учёта;
- Склад 15 — компактное решение для малого бизнеса;
- Excel и Google Таблицы с макросами — вариант с частичной автоматизацией для компаний с ограниченным бюджетом.

Для стабильной работы недостаточно просто внедрить программу. Важно описать бизнес-процессы, обучить сотрудников и наладить регулярную проверку данных. Только при таком подходе автоматизация превращается в рабочий инструмент, а не в формальность.

Стратегии пополнения запасов

Когда учет становится прозрачным, а данные — доступными в реальном времени, возникает следующая задача: как своевременно пополнять запасы, чтобы не терять темп. Для этого используются разные стратегии:

По запросу (Just-in-time). Товар заказывается только под конкретный заказ. Это исключает избыточное хранение, но создаёт зависимость от поставщика: при сбое сроки выполнения увеличиваются.
По минимальному остатку (Min-max). Пополнение запускается при достижении минимального уровня запаса. Объем рассчитывается автоматически. Такая модель поддерживает баланс между расходами и доступностью товаров, но требует точного учёта и стабильных поставок.
Периодическое пополнение (Fixed interval). Заказ формируется по расписанию — раз в неделю, месяц или другой установленный интервал. Метод прост в реализации, но не учитывает остатки, из-за чего возможны как дефицит, так и избыточное накопление.
По прогнозу. Система использует исторические данные продаж и текущую аналитику, чтобы формировать заказы автоматически. Подход отличается высокой точностью при наличии надежной базы, но зависит от уровня автоматизации и качества ввода.

Анализ и прогнозирование спроса

Даже при четко выстроенной стратегии пополнения результат будет зависеть от качества прогноза. Анализ позволяет избежать замораживания средств в товарах с низкой оборачиваемостью, своевременно подготовиться к пиковым периодам (сезонность, праздники) и выстроить более точное планирование закупок и производства.

Методы прогнозирования
- Данные продаж за прошлые периоды применяются для стабильных категорий.
- Сезонные колебания важны в сферах с ярко выраженной цикличностью: одежда, продукты, подарки.
- ABC/XYZ-анализ показывает, какие товары должны находиться на складе постоянно, а какие — доступны под заказ.
- BI-инструменты (Power BI, Google Data Studio) используют большие массивы данных для построения прогнозов.
- Поведение клиентов и активность маркетинговых кампаний позволяют предсказать всплески спроса заранее.

Снижение издержек на хранение товаров

Эффективное прогнозирование помогает поддерживать оптимальный уровень запасов. Но даже при точной системе пополнения остаётся ещё один важный вопрос — как сократить затраты на хранение. В расходы входят не только аренда помещения, но и оплата труда, обслуживание оборудования, упаковка, коммунальные услуги и амортизация. Есть несколько направлений, где можно оптимизировать использование ресурсов:

- Сокращайте количество залежавшихся товаров. Если изделие долго не продается, оно занимает место и увеличивает издержки.
- Передавайте хранение поставщику. Работа по дропшиппингу или отгрузка со стороннего склада уменьшают потребность в собственных площадях и ресурсах.
- Объединяйте задачи в одной зоне. Если упаковка и хранение организованы вместе, сотрудник может выполнять несколько операций, чтобы сэкономить время и снизить затраты.
- Снижайте расход энергии. LED-освещение и автоматизация климата уменьшают счета и улучшают условия хранения.
- Используйте стеллажи и контейнеры. Компактные системы хранения увеличивают полезный объём без расширения площади.
- Выбирайте склад ближе к точке продаж. Это сокращает транспортные расходы и ускоряет доставку.

Успешное управление складом — это не набор разрозненных решений, а часть общей стратегии, где каждое улучшение даёт ощутимый эффект. Чтобы система работала устойчиво, важно не только контролировать остатки, но и регулярно пересматривать процессы, адаптируя их под текущие задачи. В этом помогают точный учёт, прозрачная логистика и согласованная работа команды.

Хотите сделать доставку своих товаров быстрой и удобной? Доверьте это Достависта! Просто оформите заказ на нашем веб-сайте или скачайте приложение Достависта в Google Play Store или Apple Store уже сегодня. Сотрудничайте с нами и упростите логистику вашего бизнеса!

Часто задаваемые вопросы

Эффективность и надежность

Мы предоставляем услуги быстрой и надёжной доставки для любого бизнеса по всей России с 2012 года. Попробуйте качество нашего сервиса в несколько кликов.

О нас

Оформить заказ »