Как провести инвентаризацию в 2025 году по ФСБУ 28/2023

Это процедура, при которой фактическое наличие активов и обязательств сопоставляется с данными бухгалтерского учета. Инвентаризация как процесс необходима, чтобы:

В 2025 году правила изменились: ФСБУ 28/2023 закрепляет новые термины и определяет понятия «объект инвентаризации», «фактическое наличие» и «результаты инвентаризации». Благодаря этому исчезла часть спорных моментов и появилась единообразная практика, которая позволяет организациям действовать по единому стандарту.

При этом следует отличать инвентаризацию от ревизии, так как в деловой практике эти понятия часто путают. Первая ограничивается пересчетом, взвешиванием, обмером или осмотром и завершается составлением ведомостей для учета. Ревизия имеет более широкий характер и охватывает не только имущество, но и законность операций, договорные отношения, кассовую дисциплину и финансовые процессы. Ее итогом становится акт с выводами и перечнем нарушений, а результат инвентаризации фиксируется в описях и сличительных ведомостях, служащих основой для бухгалтерских проводок.

Инвентаризацию регулирует несколько документов, которые определяют порядок проведения, состав участников и последствия ошибок. С апреля 2025 года действует ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», где закреплены обязательные случаи проверки, сроки и перечень объектов. Организации получили возможность утверждать собственные формы документов в учетной политике. Например, унифицированные бланки ИНВ утратили статус обязательных, но могут использоваться как внутренние шаблоны. Для кассовых операций действует порядок Банка России, где детально прописаны требования к проверке наличности и денежных документов.

Отдельное значение имеет ответственность за нарушения. КоАП РФ предусматривает штрафы и дисквалификацию должностных лиц за грубое нарушение правил бухгалтерского учета. В НК РФ установлены санкции за искажение налоговой базы, если результаты инвентаризации не отражены в регистрах: штраф может достигать 20% от неуплаченного налога, но не менее 40 тысяч рублей. Игнорирование процедуры или ошибки в ее оформлении влекут не только финансовые потери, но и репутационные риски при проверках налоговых органов и аудиторов.

Организации обязаны проводить инвентаризацию по разным видам имущества и обязательств. К проверке относятся товары и запасы, включая продукцию на складах, в пути или на ответственном хранении. Также следует охватывать основные средства:

Кроме этого, обязательной проверке подлежат денежные средства: наличность в кассе, суммы подотчета и денежные документы. Отдельно учитываются расчеты с контрагентами и обязательства в виде дебиторской и кредиторской задолженности, бланков строгой отчетности, ценных бумаг и нематериальных активов.

Инвентаризация может проводиться регулярно по утвержденному графику или в установленные законом периоды. Однако проверка обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, а также при передаче активов, смене ответственных лиц, выявлении порчи или утраты имущества. Также организации могут устанавливать плановые проверки для отдельных объектов в разные периоды года, закрепляя их в учетной политике.

Отдельно выделяются внеплановые проверки, которые назначаются при нештатных ситуациях. К ним относятся хищения, пожары, стихийные бедствия, аварии или иные инциденты, способные повлиять на сохранность имущества. Дополнительными основаниями служат смена материально ответственного лица и подготовка к реорганизации или ликвидации компании. Также часто применяется скользящая инвентаризация: вместо одной глобальной проверки в конце года проводится серия выборочных пересчетов по зонам склада или магазина, что помогает равномерно распределять нагрузку и снижать риски.

Проведение инвентаризации требует формального закрепления. Процесс начинается с приказа руководителя, где указывают объекты проверки, сроки и состав участников. Документ служит юридической основой: без него полученные данные могут быть оспорены и признаны недействительными.

Главным участником процедуры является комиссия. Ее возглавляет председатель — как правило, это заместитель руководителя или главный бухгалтер. В состав включают сотрудников бухгалтерии, склада, производства и представителей службы безопасности при необходимости. В комиссию не входит материально ответственное лицо, но оно обязано присутствовать во время проверки своего участка, чтобы подтвердить факт пересчета.

С 2025 года появилась возможность заменить комиссию привлечением аудитора, если это закреплено в учетной политике и приказе. Для малого бизнеса актуален упрощенный вариант, когда проверку фактически проводят владелец и бухгалтер, но при обязательном оформлении приказа и всех документов. Независимо от масштаба организации важно, чтобы распределение ролей и ответственность были четко обозначены, иначе результаты утратят юридическую силу.

Чтобы процедура прошла без ошибок, важно четко соблюдать последовательность действий. Лучше начинать с организационных решений, затем переходить к пересчету и фиксации остатков, а завершать оформлением документов и отражением результатов в учете.

Часто предприниматели задаются вопросов: как оформить результаты инвентаризации? Важно понимать, что они не ограничиваются составлением документов, а должны быть отражены в учете и использованы для анализа. Излишки признаются доходом организации и отражаются на соответствующих счетах. Недостачи требуют дополнительного разбора: они могут быть взысканы с виновных лиц или списаны в расходы компании с учетом норм естественной убыли. Пересортица допускается к взаимозачету внутри одной номенклатуры и периода, а остаток признается излишком либо недостачей. Важно своевременно оформить все проводки, чтобы бухгалтерская и налоговая отчетность оставались достоверными.

Кроме корректировки регистров результаты часто становятся основой для управленческих решений. Руководство может изменить лимиты запасов, пересмотреть нормы естественной убыли, скорректировать схемы хранения и маркировки, усилить контроль доступа или перераспределить ответственность между сотрудниками. Системный анализ позволяет выявлять повторяющиеся проблемы: если недостачи регулярно фиксируются в одних и тех же зонах склада или магазина, это сигнал к пересмотру процессов. Так, инвентаризация помогает не только закрыть отчетный период, но и повысить эффективность работы компании.