07.10.2025

Электронный путевой лист 2025: полный разбор по оформлению

Электронные путевые листы с 2025 года стали одной из самых обсуждаемых тем в транспортной отрасли. Для одних компаний это — удобный способ сократить бумажный документооборот, для других — новая обязанность, связанная с поэтапным переходом на цифровые перевозочные документы.

Закон требует, чтобы путевой лист подтверждал выпуск транспортного средства на линию, прохождение мед- и техосмотра и другие обязательные проверки. Теперь все это можно оформлять в электронном виде, в едином формате и с загрузкой в государственную систему ГИС ЭПД.

Главная > Блог > Электронный путевой лист 2025

Заказать доставку

Ваше решение по экспресс-доставке для бизнеса под ключ

Связаться с нами

Вместе с Достависта ваш бизнес выйдет на новый уровень доставки. Станьте нашим деловым партнером и доверьте нам логистику для достижения высоких результатов в России.

Поделитесь статьей

Следите за нами

Содержание

1. Что такое электронный путевой лист: отличие от бумажного и зачем он нужен
2. Преимущества электронных путевых листов
3. Законодательная база и нормативы
4. Форма и реквизиты путевого листа
5. Порядок оформления электронного путевого листа
6. Как работать с электронными путевыми листами
7. Технические требования и внедрение
8. Ответственность и штрафы: что будет за отсутствие ЭПЛ или ошибки
9. Технические ошибки и их последствия
10. Ответы на часто задаваемые вопросы

Команда «Достависты» собрала в этой статье разбор того, что меняется, какие правила вступают в силу, как работать с ЭПЛ на практике и в каких случаях электронный путевой лист 2025 обязателен, а когда у компании остается выбор между «бумагой» и «цифрой».

Что такое электронный путевой лист: отличие от бумажного и зачем он нужен

Электронный путевой лист (ЭПЛ) — это первичный транспортный документ в цифровом виде, обязательные реквизиты и формат которого утверждены приказом ФНС. Его оформление и проверка происходят через инфраструктуру электронного документооборота и государственную систему ГИС ЭПД.

ЭПЛ фиксирует выпуск автомобиля на линию, прохождение водителем обязательных медосмотров, результаты технического контроля транспортного средства, а также данные рейса и показания одометра при выезде и возвращении.

Главное отличие от бумажной формы — способ хранения и проверки: документ подписывается усиленными электронными подписями ответственных лиц (диспетчера, медика, механика, водителя), передается в ГИС ЭПД через оператора электронных перевозочных документов и получает уникальный идентификатор (УИД) или QR-код. Такой код можно предъявить инспектору ГИБДД даже офлайн, что делает процесс проверки быстрее и надежнее.

Возможные штрафы за перевозку собак в автомобиле

Переход на электронные путевые листы дает компаниям не только удобство, но и реальные выгоды. Вот ключевые преимущества:

Экономия и порядок в документообороте. Бумажные бланки нужно печатать, хранить в архиве минимум пять лет. Электронный формат снимает эти заботы: документы хранятся в системе, их легко найти по номеру или УИД. Это сокращает расходы на бумагу, принтеры и архивы.

Минимум ошибок и штрафов. В бумажных формах часто встречаются описки: даты, подписи, пробег. В электронном формате путевого листа многие поля заполняются автоматически: подтягиваются данные автомобиля, водителя, результаты медосмотра и техосмотра. Это снижает риск ошибок и защищает компанию от штрафов за недочеты.

Скорость и удобство оформления. Заполнение бумажного документа может занять до получаса. Электронное оформление сокращается до нескольких минут, особенно если подключены системы удаленных медосмотров и техконтроля. Водитель получает ЭПЛ сразу после всех отметок, без очередей и беготни.

Прозрачность и контроль для руководства. Руководитель видит в системе, кто и когда оформил лист, прошел ли водитель медосмотр, были ли нарушения. Это дисциплинирует сотрудников и облегчает контроль автопарка даже в компаниях с сотнями машин.

Интеграция с другими системами. Электронный путевой лист автомобиля можно связать с бухгалтерией, GPS-мониторингом, учетом топлива и ремонтными работами. Например, пробег из ЭПЛ автоматически учитывается при расчете норм ГСМ.

Удобство для проверяющих органов. Инспектору ГИБДД или Ространснадзора достаточно отсканировать QR-код или УИД, чтобы проверить подлинность документа. Это ускоряет проверки и снижает риск конфликтов на линии.

Экономия времени для водителей. Водителю не нужно носить бумажные листы: ЭПЛ всегда доступен в мобильном приложении. QR-код работает даже офлайн, поэтому документ нельзя потерять или испортить в дороге.

Масштабируемость для разных компаний. Для небольшого автопарка ЭПЛ — это скорость и удобство. Для крупных перевозчиков — централизованный учет, аналитика и планирование расходов.

Подготовка к цифровой экономике. Электронные путевые листы с 2025 года становятся частью глобального перехода на цифровые перевозочные документы. В отдельных отраслях они уже обязательны, а в будущем будут стандартом для всех перевозок. Чем раньше компания начнет использовать ЭПЛ, тем проще будет работать по новым правилам.

Законодательная база и нормативы

Документы, регулирующие применение ЭПЛ

Федеральный закон № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» определяет общие правила перевозок. В статье 6 установлено, что путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое для перевозок пассажиров, багажа или грузов.
Приказ Минтранса России № 390 от 28.09.2022 утвердил состав сведений, которые должен содержать путевой лист, а также порядок его оформления и формирования. Действует с 1 марта 2023 года и рассчитан до 01.03.2029.
Приказ ФНС России № ЕД-7−26/116@ от 17.02.2023 утвердил формат электронного путевого листа для обмена через ЭДО и ГИС ЭПД. Формат описан в приложении к приказу и действует до 01.03.2029.
Постановление Правительства Р Ф № 931 от 21.05.2022 закрепило правила обмена электронными перевозочными документами и порядок их интеграции с ГИС ЭПД.

У большинства компаний пока еще сохраняется выбор: оформлять бумажный или электронный путевой лист. Решение фиксируется в учетной политике. Но есть исключения: для алкогольной отрасли электронные путевые листы с 2025 года становятся обязательными. Переход начинается с 1 сентября 2025 года и завершится к 1 марта 2027 года.

Форма и реквизиты путевого листа

Формат электронного путевого листа закреплен приказом ФНС. Он представляет собой набор структурированных титулов (разделов) и файлов обмена, которые вместе формируют электронный документ. Такой подход позволяет использовать единый стандарт для всех компаний и операторов ЭДО. В электронные путевые листы с 2025 года включаются обязательные блоки:

Общие сведения о рейсе: данные о документе, автомобиле и водителе;
Предрейсовый медосмотр: дата, время и результат проверки состояния водителя;
Предрейсовый техконтроль и выпуск ТС на линию как подтверждение исправности автомобиля;
Показания одометра при выезде и возвращении;
Послерейсовый медосмотр требуется при перевозке пассажиров и опасных грузов.

Эти титулы считаются «сердцем» электронного путевого листа автомобиля: без них выпуск на линию признают нарушением.

Помимо обязательных разделов, компания может добавлять и дополнительные сведения. Закон разрешает включать в форму электронного путевого листа данные о расходе топлива, ремонтах или простоях. Таким образом, ЭПЛ можно адаптировать под задачи внутреннего учета и использовать не только для проверяющих органов, но и как полноценный инструмент управления автопарком.

Порядок оформления электронного путевого листа

Оформлять электронный путевой лист обязан владелец на каждое транспортное средство отдельно. Если машина предоставлена в аренду вместе с экипажем, документ оформляет арендодатель. Если без экипажа — арендатор, который считается владельцем на период использования. Процесс создания ЭПЛ в 2025 году выглядит так:

Ответственное лицо заводит путевой лист в системе оператора ЭДО, указывая данные автомобиля, водителя и рейса;
Медработник и контролер технического состояния вносят результаты предрейсовых проверок;
Документ через оператора в ГИС ЭПД получает уникальный идентификатор (УИД) или QR-код, по которому его можно проверить.

Подписывать электронный путевой лист автомобиля должны все ответственные лица: сотрудник, выпустивший ТС на линию, медработник по результатам предрейсового осмотра и специалист, отвечающий за технический контроль. Все подписи ставятся с использованием УКЭП. Если документ подписывает сотрудник от имени организации, применяется машиночитаемая доверенность (МЧД).

Что касается срока действия, приказ Минтранса № 390 требует указывать даты начала и окончания, если путевой лист оформляется более чем на один день. Предельного срока закон не устанавливает: на практике компании выпускают ЭПЛ на каждую смену или рейс, а при длительном периоде медосмотры и техосмотры все равно фиксируют ежедневно.

Как работать с электронными путевыми листами

Работа с ЭПЛ строится по единой схеме. До выезда автомобиля фиксируются результаты предрейсового медосмотра и технического контроля, а также показания одометра «на выезде». После завершения рейса данные дополняются: указываются показания одометра при возвращении и результаты послерейсового медосмотра (если он обязателен). На этом этапе электронный путевой лист автомобиля подписывается ответственными лицами и считается закрытым.

ВАЖНО: Внести изменения в уже закрытый и переданный в ГИС ЭПД документ нельзя. Если в ЭПЛ обнаружена ошибка, его не корректируют, а оформляют новый — исправительный или взамен прежнего.

Технические требования и внедрение

Переход на электронные путевые листы требует подготовки: компания должна обеспечить не только юридическую основу, но и техническую инфраструктуру для работы с документами.

Для внедрения ЭПЛ в 2025 году необходимо:

Заключить договор с оператором ЭДО, который интегрирован с ГИС ЭПД;
Получить усиленные квалифицированные электронные подписи (УКЭП) для всех подписантов;
Оформить машиночитаемую доверенность (МЧД) для сотрудников, подписывающих документы от имени организации;
Обеспечить сотрудников программным обеспечением и устройствами (ПК, планшетами или смартфонами) для оформления и подписания ЭПЛ;
Прописать внутренний регламент хранения электронных документов.

Работать с электронным путевым листом автомобиля можно с любого устройства: компьютера, планшета или смартфона. Проверка на дороге доступна по QR-коду, причем даже без подключения к интернету. Главное условие — выбранный оператор должен входить в перечень систем, интегрированных с ГИС ЭПД.

Ответственность и штрафы: что будет за отсутствие ЭПЛ или ошибки

Электронный путевой лист — это не просто «цифровая форма ради удобства», а полноценный первичный документ. Его отсутствие или неправильное оформление влечет санкции как на дороге, так и в бухгалтерии. Проверять наличие и корректность ЭПЛ могут инспекторы ГИБДД, Ространснадзора и налоговые органы.

На дороге водителю грозит предупреждение или штраф 500 рублей за отсутствие путевого листа. Для компании последствия серьезнее: при систематических нарушениях Ространснадзор может предъявить претензии к организации в целом. Основные риски связаны не столько с самим отсутствием ЭПЛ, сколько с ошибками в его заполнении. Например, если нет отметки о медосмотре или техконтроле, назначаются штрафы:

• 5 000 рублей для должностного лица (медработника или механика);
• 30 000 рублей для организации.

Аналогичные санкции применяются, если в документе указаны неверные данные, например, другой водитель или несоответствующий пробег.

В бухгалтерии путевой лист подтверждает расходы на топливо и эксплуатацию транспорта. Если документа нет или он составлен с нарушениями, налоговая вправе исключить расходы и начислить штраф по ст. 120 НК РФ:

• От 10 000 до 30 000 рублей за грубое нарушение правил учета;
• Не менее 40 000 рублей или 20% от суммы, если из-за нарушения занижен налог.

Кроме того, ЭПЛ как первичный учетный документ необходимо хранить не менее 5 лет после отчетного года. Нарушение срока хранения влечет риск штрафа по ст. 120 НК РФ, а также проблемы при проверках.

Наконец, важно понимать «цепочку ответственности»: водитель обязан иметь при себе действующий путевой лист (бумажный или электронный QR-код), медработник и механик отвечают за корректность отметок, а компания — за организацию процесса, хранение и передачу данных в ГИС ЭПД. Штрафы могут быть назначены одновременно всем участникам: от водителя до юридического лица.

Технические ошибки и их последствия

Даже при правильной работе системы возможны ошибки, и закон трактует их строго.

Отсутствие подписи. Если электронный путевой лист автомобиля не подписан хотя бы одним из обязательных лиц, он признается неполным. Такое нарушение приравнивается к отсутствию обязательных реквизитов.

Сбой при передаче в ГИС ЭПД. Если оператор не смог передать документ в государственную систему, юридически ЭПЛ считается несданным. Виновным признается перевозчик, и штрафы накладываются так же, как за полное отсутствие путевого листа.

Ошибки после закрытия. Уже закрытый и загруженный в ГИС ЭПД ЭПЛ корректировать нельзя. Если в нем найдена ошибка, придется создавать новый документ. Использование некорректного листа фактически приравнивается к работе без действительного путевого листа и влечет те же санкции.

В 2025 году электронный путевой лист окончательно закреплен законом: у него есть утвержденный формат, рабочая связка с ГИС ЭПД и понятная система ответственности. При этом основная причина штрафов связана не с формой, а с отсутствием обязательных отметок, поэтому успешное внедрение ЭПЛ требует дисциплины в процессах.

Хотите сделать доставку своих товаров быстрой и удобной? Доверьте это Достависта! Просто оформите заказ на нашем веб-сайте или скачайте приложение Достависта в Google Play Store или Apple Store уже сегодня. Сотрудничайте с нами и упростите логистику вашего бизнеса!

Ответы на часто задаваемые вопросы

Эффективность и надежность

Мы предоставляем услуги быстрой и надёжной доставки для любого бизнеса по всей России с 2012 года. Попробуйте качество нашего сервиса в несколько кликов.

О нас

Оформить заказ »