Прием сотрудника на работу: инструкция для ИП и ООО
Как принять сотрудника на работу: получить документы, заключить трудовой договор, ознакомить с правилами компании.
Порядок почти одинаков для ООО и индивидуального предпринимателя. Основное отличие появляется, когда ИП нанимает человека впервые: после передачи сведений о трудовых отношениях фонд регистрирует предпринимателя как страхователя в беззаявительном порядке.
25.09.2026 г.
723
Время чтения 11 мин.
Прием сотрудника на работу
Прием сотрудника на работу
Разберем все по порядку: какие бумаги запросить, что написать в договоре, когда отправить TAC-1 и сколько налогов придется платить за работника.
Этапы оформления сотрудника на работу
Коротко пошаговая инструкция по приему на работу выглядит так:
1
Получить от будущего работника паспорт и остальные необходимые документы.
2
Ознакомить его с правилами внутреннего распорядка и другими документами, которые относятся к его работе.
4
При желании издать приказ о приеме.
5
Оформить сведения о трудовой деятельности.
6
Передать подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в СФР.
7
Начать начислять зарплату, НДФЛ и страховые взносы.
3
Заключить письменный трудовой договор.
Не откладывайте оформление «на потом». Если человек уже фактически работает, отсутствие подписанного договора не означает, что трудовых отношений нет.
Какие документы нужны при приеме на работу
Основные документы при приеме на работу перечислены в статье 65 ТК РФ. Работодатель не может просто по своему желанию требовать диплом, справку о судимости или медицинское заключение для любой должности. Дополнительные документы запрашивают только там, где этого требует закон.
Документы от сотрудника
Обычно новый работник предоставляет:
- паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку и/или сведения о трудовой деятельности, если это не первое место работы;
- документ о регистрации в системе индивидуального учета — например, сведения со СНИЛС;
- документы воинского учета, если человек военнообязанный или подлежит призыву;
- диплом, свидетельство или другой документ о квалификации, если для работы нужны специальные знания.
Для некоторых профессий перечень больше.
Например, при работе с детьми может понадобиться справка об отсутствии судимости. Для отдельных видов деятельности — медицинские документы. Водителю понадобятся документы, подтверждающие право управлять соответствующей категорией транспорта.
Если человек впервые устраивается на работу и еще не зарегистрирован в системе персонифицированного учета, работодатель передает в СФР анкету для регистрации.
Документы, которые оформляет работодатель
Со своей стороны компания или предприниматель готовит трудовой договор и кадровые документы.
| Документ | Кто оформляет | Когда | Обязателен |
|---|---|---|---|
| Трудовой договор | Работодатель и сотрудник | До начала работы либо при фактическом допуске в установленный законом срок | Да |
| Ознакомление с локальными актами | Работодатель | До начала работы | Да, если акты относятся к сотруднику |
| Приказ о приеме | Работодатель | После заключения договора | Нет |
| ЕФС-1, подраздел 1.1 | Работодатель | Не позднее следующего рабочего дня после документа о приеме | Да |
| Документы по охране труда | Работодатель | При оформлении и допуске к работе | В зависимости от работы |
| Личная карточка | Работодатель | По внутренним правилам | Унифицированная форма не обязательна |
Сведения о приеме нужно передать в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем оформления соответствующего кадрового решения.
Трудовой договор: что обязательно включить
Трудовой договор при приеме на работу — главный документ. Именно он подтверждает трудовые отношения и определяет, где, кем и на каких условиях будет работать человек.
Договор составляют письменно. Один экземпляр получает сотрудник, второй остается у работодателя.
Существенные условия трудового договора
В договоре нужно указать основные сведения о сторонах и условиях работы.
В частности:
- место работы;
- должность или трудовую функцию;
- дату начала работы;
- условия оплаты;
- режим рабочего времени, если он отличается от общих правил;
- гарантии и компенсации за вредные условия, если они есть;
- характер работы, если она разъездная, подвижная или имеет другие особенности;
- условия труда на рабочем месте;
- обязательное социальное страхование.
Размер зарплаты лучше указывать конкретно. Формулировка «согласно штатному расписанию» без понятной суммы может создать лишние вопросы.
Если предусмотрен оклад 70 000 рублей плюс премия, нужно понимать, по каким правилам эта премия начисляется. Условия можно подробно вынести в положение об оплате труда.
Ошибки в договоре, из-за которых он становится недействительным
Само отсутствие отдельного обязательного условия обычно не означает, что весь договор автоматически перестал действовать. Недостающие сведения нужно дополнить. Но ошибки все равно создают проблемы.
Например, работодатель пишет в договоре одну зарплату, а фактически платит другую. Или указывает полный рабочий день, хотя человек договорился работать четыре часа.
Еще одна частая ошибка — вообще не подписывать договор и считать, что первые несколько дней сотрудник «просто пробует».
Если человека фактически допустили к работе с ведома работодателя, трудовые отношения уже могут считаться возникшими. Поэтому сначала оформляйте условия, потом допускайте к работе.
Срочный или бессрочный договор
По общему правилу трудовой договор заключают на неопределенный срок.
Срочный договор нельзя использовать только потому, что так удобнее работодателю. Для него должны быть основания, предусмотренные ТК РФ.
Например, договор заключают на время отсутствия основного сотрудника или для выполнения временной работы.
Если оснований для ограничения срока нет, безопаснее оформлять бессрочный договор.
Испытательный срок: правила и ограничения
Испытание — не обязательная часть найма. Если в договоре о нем ничего не сказано, считается, что человек принят без испытательного срока.
Причем установить испытание только приказом не получится. Условие должно быть согласовано сторонами и закреплено при оформлении отношений.
Максимальная длительность испытательного срока
Обычный максимальный срок — три месяца.
Для руководителя организации, его заместителя, главного бухгалтера и некоторых других руководящих должностей — до шести месяцев.
Если договор заключен на срок от двух до шести месяцев, испытание не может превышать двух недель.
Время болезни и другие периоды, когда сотрудник фактически отсутствовал, в испытательный срок не входят.
Кому нельзя устанавливать испытательный срок
Испытание нельзя назначать, например:
- беременным женщинам;
- женщинам с детьми до полутора лет;
- работникам младше 18 лет;
- некоторым выпускникам, впервые поступающим на работу по специальности;
- работникам с договором сроком до двух месяцев;
- сотрудникам, приглашенным переводом от другого работодателя;
- отдельным другим категориям, указанным в законодательстве.
Полный перечень зависит от ситуации.
Нельзя на время испытания устанавливать человеку более низкую зарплату только потому, что он новый. На такого сотрудника распространяются обычные нормы трудового законодательства.
Как уволить сотрудника на испытательном сроке
Если работодатель решил, что человек испытание не прошел, просто сказать «вы нам не подошли» недостаточно.
Сотрудника нужно письменно предупредить не позднее чем за три дня и указать причины, по которым результат испытания признан неудовлетворительным.
Поэтому результат работы лучше фиксировать: задания, сроки, ошибки, служебные записки.
Если срок испытания закончился, а человек продолжает работать, он считается прошедшим его.
Налоги и взносы при приеме сотрудника
После найма работодатель становится налоговым агентом по НДФЛ и начинает начислять страховые взносы.
Здесь ИП и ООО работают по схожей схеме.
НДФЛ: ставка и порядок уплаты
Работодатель удерживает НДФЛ из дохода сотрудника, а не платит его вместо него.
Для основных доходов, включая зарплату, действует прогрессивная шкала:
- 13% - с части годового дохода до 2,4 млн рублей;
- 15% - с части от 2,4 до 5 млн;
- 18% - с части от 5 до 20 млн;
- 20% - с части от 20 до 50 млн;
- 22% - с части свыше 50 млн рублей.
Повышенная ставка применяется только к сумме превышения соответствующего порога.
НДФЛ перечисляют дважды в месяц. Налог, удержанный с 1-го по 22-е число, платят не позднее 28-го числа этого месяца. Удержанный с 23-го по последнее число — не позднее 5-го числа следующего месяца. Для конца декабря действует отдельный срок.
Страховые взносы: ставки в 2026 году
Основной единый тариф в 2026 году составляет 30% в пределах годовой базы 2 979 000 рублей на одного человека. С суммы выше этой базы применяется тариф 15,1%.
Для некоторых субъектов МСП действуют пониженные тарифы.
Но с 2026 года льгота доступна не всем малым компаниям автоматически. Для ставки 15% с выплат выше 1,5 МРОТ основной вид деятельности должен входить в утвержденный перечень, а доля профильных доходов должна соответствовать требованиям. В 2026 году федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля, 1,5 МРОТ — 40 639,50 рубля.
Поэтому при расчете расходов на нового сотрудника нельзя просто прибавлять к окладу старые «15% для малого бизнеса». Сначала проверьте, есть ли у компании право на льготу.
Отчетность по сотрудникам: ЕФС-1 и РСВ
При приеме нового человека работодателю нужно передать в СФР подраздел 1.1 формы ЕФС-1.
Срок — не позднее следующего рабочего дня после оформления кадрового мероприятия.
Расчет по страховым взносам — РСВ — подают в налоговую ежеквартально. Общий срок — не позднее 25-го числа месяца после отчетного периода. Взносы за работников перечисляют ежемесячно.
Кроме того, работодателю приходится сдавать 6-НДФЛ и другую отчетность в предусмотренных случаях.
Особенности приема сотрудника для ИП
Вопрос о том, как оформить сотрудника ИП, часто возникает у предпринимателей, которые до этого работали одни.
Большой отдельной процедуры нет. Трудовой договор, документы сотрудника, зарплата и отчетность оформляются примерно так же, как в ООО.
Чем оформление у ИП отличается от ООО
ИП подписывает договор от своего имени как работодатель. В ООО со стороны работодателя обычно выступает руководитель или другое лицо с соответствующими полномочиями.
У предпринимателя может не быть большого набора внутренних положений, характерного для компании со штатом в сотни человек. Но требования ТК РФ все равно действуют.
Поэтому ответ на вопрос о том, как принять сотрудника на работу ИП, не сводится к простой выплате зарплаты на карту. Работника нужно оформить и передавать по нему установленную отчетность.
Что делать при найме первого сотрудника
Если вы разбираетесь, как нанять первого сотрудника, отдельно подавать заявление для обычной регистрации ИП как работодателя в СФР сейчас не требуется.
После того как предприниматель передаст сведения о первом трудовом договоре по форме ЕФС-1, СФР получит данные о трудовых отношениях и зарегистрирует ИП в соответствующей системе в беззаявительном порядке.
То есть схема простая: оформили человека — вовремя отправили сведения — фонд получает информацию автоматически.
Полезные советы, акции, бонусы и не только
Оставайтесь на связи в социальных сетях
Частые ошибки работодателей при оформлении
Оформление сотрудника в 2026 году стало во многих вопросах проще, но старые ошибки никуда не исчезли.
Вот самые частые:
- Сотрудник начинает работать без договора. «Пару дней посмотрим» — плохая схема. Если человек уже выполняет обязанности, отношения могут быть признаны трудовыми.
- Испытательный срок указан только в приказе. Его нужно закреплять в договоре или соглашении до начала работы.
- На испытании платят меньше. Новый работник имеет те же трудовые права.
- Работодатель требует лишние документы. Запрашивать справки просто «на всякий случай» нельзя.
- Забывают про ЕФС-1. Срок по приему короткий — следующий рабочий день.
- В договоре нет понятной зарплаты и режима. Потом работник и работодатель по-разному понимают условия.
- Срочный договор заключают без основания. Самого желания работодателя недостаточно.
- Не проверяют право на льготные страховые взносы. В 2026 году условия для МСП изменились.
Лучше подготовить шаблон оформления заранее. Тогда при следующем найме не придется каждый раз вспоминать сроки и собирать документы с нуля.
Часто задаваемые вопросы
Да. Если человек впервые устраивается на работу, бумажной трудовой книжки у него может не быть. Также сведения о трудовой деятельности сейчас ведутся в электронном виде.
Работодатель может получить от сотрудника сведения о предыдущей работе в предусмотренной форме. Отсутствие старой бумажной книжки само по себе не мешает трудоустройству.
Работодатель может получить от сотрудника сведения о предыдущей работе в предусмотренной форме. Отсутствие старой бумажной книжки само по себе не мешает трудоустройству.
Нет, обязательным он не является. Сейчас прием оформляется трудовым договором. Работодатель вправе дополнительно издать приказ, если так удобнее вести кадровый учет. Если приказ есть, его содержание должно соответствовать договору.
Поэтому компании, которые привыкли работать с приказами, могут продолжать их использовать.
Поэтому компании, которые привыкли работать с приказами, могут продолжать их использовать.
В трудовом договоре укажите режим неполного рабочего времени: например, четыре часа в день или определенное число дней в неделю.
Там же нужно прописать оплату. Обычно она рассчитывается пропорционально отработанному времени или зависит от выполненного объема.
При этом неполный день не лишает человека обычных трудовых прав, в том числе права на отпуск.
Там же нужно прописать оплату. Обычно она рассчитывается пропорционально отработанному времени или зависит от выполненного объема.
При этом неполный день не лишает человека обычных трудовых прав, в том числе права на отпуск.
Это создает риски и для работодателя, и для работника. При проверке отношения могут признать трудовыми, а работодателя обязать оформить документы, заплатить налоги и взносы. За нарушения трудового и налогового законодательства возможны штрафы и другие последствия.
Особенно рискованна ситуация, когда человек работает по графику, выполняет конкретную трудовую функцию, подчиняется руководителю, но формально его вообще никак не оформили.
Особенно рискованна ситуация, когда человек работает по графику, выполняет конкретную трудовую функцию, подчиняется руководителю, но формально его вообще никак не оформили.
Заключается обычный трудовой договор, но в нем прямо указывают дистанционный характер работы.
Дистанционная работа может быть постоянной, временной либо периодической — например, несколько дней дома и несколько в офисе. Это условие фиксируется в трудовом договоре или дополнительном соглашении.
Также стоит прописать порядок связи, передачи результатов работы, предоставления оборудования и компенсации расходов, если они возникают.
В остальном удаленный сотрудник остается обычным работником: получает зарплату, отпуск и другие гарантии по трудовому законодательству.
При найме главное не усложнять процесс, но соблюдать последовательность. Получите документы, заранее согласуйте должность, зарплату и график, подпишите договор и сразу отправьте сведения в СФР. Для первого работника у ИП действует та же логика — отдельная сложная регистрация работодателя не требуется. А приказ можно оставить во внутреннем кадровом процессе, если так удобнее компании.
Дистанционная работа может быть постоянной, временной либо периодической — например, несколько дней дома и несколько в офисе. Это условие фиксируется в трудовом договоре или дополнительном соглашении.
Также стоит прописать порядок связи, передачи результатов работы, предоставления оборудования и компенсации расходов, если они возникают.
В остальном удаленный сотрудник остается обычным работником: получает зарплату, отпуск и другие гарантии по трудовому законодательству.
При найме главное не усложнять процесс, но соблюдать последовательность. Получите документы, заранее согласуйте должность, зарплату и график, подпишите договор и сразу отправьте сведения в СФР. Для первого работника у ИП действует та же логика — отдельная сложная регистрация работодателя не требуется. А приказ можно оставить во внутреннем кадровом процессе, если так удобнее компании.
Вам также может понравиться
Хотите начать свой собственный торговый бизнес и быстро доставлять товары клиентам?
Оформите доставку с помощью Достависта. Скачайте приложение Достависты в Google Play Store или Apple Store уже сейчас.
