Грамотно составленный график работы помогает держать под контролем время, распределять нагрузку и избегать простоев. Это особенно важно для компаний, где каждая смена влияет на качество сервиса: в логистике, торговле или производстве. Сегодня вместо громоздких таблиц все чаще используют приложения и онлайн-сервисы, которые автоматизируют учет и упрощают планирование.

29.12.2025

Программы для составления графика работы сотрудников

Главная > Блог > Программы для составления графика работы сотрудников

Заказать доставку

Ваше решение по экспресс-доставке для бизнеса под ключ

Связаться с нами

Вместе с Достависта ваш бизнес выйдет на новый уровень доставки. Станьте нашим деловым партнером и доверьте нам логистику для достижения высоких результатов в России.

Поделитесь статьей

Следите за нами

Содержание

1. Какие бывают графики работы
2. Онлайн-инструменты и планировщики смен: с чего начать автоматизацию графика работы
3. Что такое WFM-системы и как они помогают планировать работу команды
4. Чем полезны таскменеджеры для планирования работы команды
5. Когда подойдет не узкоспециализированная система, а универсальный инструмент
6. ТОП программ для составления графиков работы
7. Как выбрать подходящее приложение
8. Основные функции хорошей системы планирования
9. Ответы на часто задаваемые вопросы

В этом материале команда «Достависты» собрала проверенные программы для составления графика работы сотрудников и советы, как выбрать систему, которая подойдет именно вашей компании.

Какие бывают графики работы

График работы показывает, как распределяется время сотрудника между сменами и отдыхом. Он помогает вести учет, контролировать загрузку и избегать пересечений в расписании. Вид графика зависит от формата бизнеса, задач команды и требований законодательства.

Стандартный график. Самый распространенный вариант — пятидневка по восемь часов. Подходит для офисов и компаний со стабильным потоком задач.
Сменный график. Используется в производстве, торговле и логистике, где процесс идет без перерывов. Сотрудники чередуются по заранее составленному расписанию, которое можно вести в программе для графика работы по сменам.
Гибкий график. Работник сам выбирает время начала и окончания дня, сохраняя установленное количество часов. Такой формат удобен, когда важно учитывать личные обстоятельства и специфику проекта.
Ненормированный день. Применяется для руководителей и специалистов, чья занятость связана с непостоянным объемом задач. Важно, чтобы учет времени все же велся через сервис или приложение, чтобы контролировать нагрузку.
Удаленный формат. Сотрудники работают онлайн и часто комбинируют разные виды расписаний. Здесь помогает программа для составления графика работы, которая синхронизирует смены и позволяет команде видеть общий календарь.

Компании нередко объединяют несколько типов графиков, чтобы выстроить систему, которая подходит под их процессы и сохраняет баланс между эффективностью и комфортом.

Онлайн-инструменты и планировщики смен: с чего начать автоматизацию графика работы

Для малого и среднего бизнеса важно начать автоматизацию с понятных инструментов. Программа для графика работы сотрудников должна экономить время, упрощать управление и не требовать обучения. На практике такими решениями становятся онлайн-таблицы, планировщики смен и приложения с шаблонами — они помогают наладить учет времени и избежать путаницы в расписании.

Онлайн-таблицы: Google Sheets и Excel

Онлайн-таблицы — это простой и доступный способ составить график работы персонала. В них можно задать даты, смены, имена и количество часов, а затем поделиться документом с коллегами. Таблицы гибкие и понятные, поэтому отлично подходят для небольших команд с фиксированным графиком и стабильной нагрузкой. Преимущества:

гибкая настройка под формат компании;
совместная работа онлайн и мгновенная синхронизация;
простота освоения: большинство сотрудников умеют работать с Excel или Google Sheets;
бесплатный доступ через Google-аккаунт.

У инструмента есть и недостатки. При увеличении числа сотрудников таблицы становятся громоздкими, а ручное обновление занимает время. Здесь нет автоматического учета часов, напоминаний или аналитики, поэтому такие решения подходят только на первых этапах цифровизации.

Бесплатные сервисы: Toggl Plan и Shiftbase

Когда таблицы перестают справляться с растущим объемом данных, на помощь приходят онлайн-сервисы вроде Toggl Plan и Shiftbase. Эти приложения позволяют планировать смены, уведомлять сотрудников и синхронизировать расписание в реальном времени. Они удобны для небольших компаний, которым важно быстро составить график работы сотрудников онлайн.

Преимуществ у таких сервисов несколько: интерфейс понятен с первых минут, базовые функции доступны бесплатно, а система уведомлений помогает избежать ошибок и опозданий. У инструмента есть и слабые стороны — бесплатные версии часто ограничены по числу пользователей и возможностям, поэтому при росте команды может потребоваться переход на платный тариф.

Календарные шаблоны: Google Calendar и Outlook

Тем, кто предпочитает визуальный формат, подойдут Google Calendar и Outlook. В календарях удобно отмечать смены, отпуск и выходные, а встроенные напоминания заранее сообщают о событиях. Команда видит расписание онлайн, что помогает избежать пересечений и путаницы.

Главные плюсы — наглядность, простота и интеграция с другими корпоративными приложениями. Но у таких решений есть и ограничения. Календарные сервисы не предназначены для детального учета времени и аналитики, поэтому они удобны только для небольших коллективов с предсказуемым расписанием.

Шаблонные решения: Shift Scheduler и Homebase

Если важно начать быстро и без сложных настроек, подойдут готовые решения вроде Shift Scheduler и Homebase. Они предлагают шаблоны для разных типов расписаний, позволяют менять смены внутри команды и уведомляют сотрудников о заменах. Все устроено просто: можно начать работу сразу после регистрации. Преимущества:

Готовые шаблоны для составления графика работы;
Автоматические уведомления о сменах;
Возможность быстрого редактирования расписания;
Понятный интерфейс без обучения.

Недостатками инструмента являются ограниченный функционал в бесплатных версиях и недостаточная гибкость при сложных графиках. Такие сервисы подходят компаниям, где важно быстро составить расписание и держать под контролем рабочие часы, но не требуется интеграция с другими системами.

Простые инструменты позволяют быстро наладить учет времени, сделать график прозрачным и уменьшить нагрузку на менеджеров. Они идеальны на старте цифровизации, когда бизнес только выстраивает процессы планирования. Позже можно перейти на более мощные решения: TARGControl, Shifton или Verme. Эти системы уже прогнозируют нагрузку, анализируют данные и синхронизируются с бухгалтерией, сохраняя при этом простоту управления.

Что такое WFM-системы и как они помогают планировать работу команды

Такие платформы особенно востребованы в ретейле, логистике, call-центрах и производстве, где сменная работа требует точности и координации. Преимущества WFM-систем:

WFM-системы — это профессиональные решения для управления рабочей силой, которые автоматизируют планирование, учет времени, прогнозирование и анализ эффективности сотрудников. Они подойдут компаниям со сложной структурой и большим числом работников, где важно распределять нагрузку и следить за исполнением графиков.

• автоматизация рутинных задач, включая составление расписаний и учет рабочих часов;
• прогнозирование потребностей: анализ данных помогает заранее определить пиковые периоды и скорректировать график;
• поддержка разных типов расписаний: от стандартных до гибких и сменных;
• интеграция с системами расчета заработной платы, бухгалтерией и управлением затратами;
• детальная аналитика по эффективности персонала.

У таких систем есть и недостатки. Они требуют времени на внедрение, настройки и обучение команды. Кроме того, стоимость лицензий и интеграций может быть ощутимой для малого бизнеса. Но при большом штате эти инвестиции оправданы: WFM-решения позволяют сократить ошибки, оптимизировать фонд рабочего времени и повысить прозрачность процессов.

К наиболее известным представителям этого класса относятся Katanacron, Ceridian Dayforce и Kronos Workforce Ready — платформы, которые сочетают планирование, учет и аналитику в единой экосистеме.

Чем полезны таскменеджеры для планирования работы команды

Современные таскменеджеры давно перестали быть просто списками задач. Сегодня они совмещают функции управления проектами и планирования графика работы сотрудников. Такие инструменты, как Trello, Asana или Monday.com, позволяют назначать задачи, задавать сроки, отслеживать выполнение и визуально выстраивать расписание команды. Они особенно удобны для малого и среднего бизнеса, где важно управлять временем и нагрузкой без сложных систем.

Преимущества таскменеджеров:

Гибкость в настройке задач и сроков: можно быстро менять приоритеты и распределять время;
Синхронизация действий всей команды в реальном времени;
Визуальные панели и канбан-доски, которые помогают видеть процесс целиком;
Интеграция с почтой, календарями и мессенджерами для централизованного управления.

У таких инструментов есть и недостатки. Они не рассчитаны на сложные сменные графики и не обеспечивают точный учет рабочего времени. Поэтому в крупных компаниях, где требуется прогнозирование и контроль смен, таскменеджеры не заменят WFM-системы. Зато для гибких команд, креативных студий или офисных проектов они идеально подходят: просты, универсальны и позволяют держать ритм работы под контролем.

Когда подойдет не узкоспециализированная система, а универсальный инструмент

Иногда компании не нужен отдельный сервис для графика работы сотрудников. Универсальные инструменты подходят, если планирование смен — лишь часть рабочих процессов, а приоритетом остается управление проектами и командное взаимодействие.

Примеры таких решений:

Notion — пространство для планирования и ведения базы знаний.
ClickUp — платформа, где можно совмещать графики, задачи и отчетность.

У этих систем есть и ограничения. Они не обеспечивают детальный учет рабочего времени и не подходят для компаний со сложными сменными графиками. Зато в небольших командах универсальные решения помогают поддерживать порядок и прозрачность, не перегружая процессы.

ТОП программ для составления графиков работы

Современные программы для графика работы сотрудников помогают автоматизировать планирование, контролировать занятость и учитывать рабочее время. Ниже — краткий обзор популярных решений.

Deputy

Это одна из самых популярных систем для составления графиков работы. Deputy позволяет сотрудникам легко вносить изменения в график, а менеджерам — контролировать соблюдение планов и вести учет рабочего времени. Также предусмотрены функции для расчета оплаты труда и обработки.

When I Work

Простая и удобная система для управления графиками, которая идеально подходит для небольших компаний. С помощью этой программы можно легко распределять смены, следить за занятостью сотрудников и получать уведомления о любых изменениях.

Shiftboard

Система, которая предлагает решение для более сложных графиков. Она подходит для крупных компаний, которым нужно управлять множеством сотрудников, работающих в различных сменах. Shiftboard также позволяет интегрировать данные с системами учета времени и зарплаты.

ZoomShift

Простой в использовании инструмент для создания сменных графиков. ZoomShift особенно полезен для малых и средних бизнесов, занимающихся розничной торговлей или ресторанным бизнесом.

Sling

Программа для планирования рабочего времени, которая имеет несколько полезных функций, таких как возможность для сотрудников просматривать свои смены и обмениваться ими с коллегами.

Как выбрать подходящее приложение

При выборе программы для составления графика работы сотрудников стоит обратить внимание на несколько факторов:

Размер бизнеса. Малые и средние компании могут использовать простые приложения для планирования и учета времени. Крупным организациям подойдут WFM-системы с расширенной аналитикой и автоматизацией.
Тип графика. При стандартном расписании достаточно базовых инструментов. Если в компании действует сложный сменный график, лучше выбрать специализированное решение с гибкой настройкой и учетом часов.
Интеграция с другими системами. Важно, чтобы приложение соединялось с уже используемыми сервисами — бухгалтерией, HR-системой или учетом времени. Это ускорит обмен данными и снизит риск ошибок.
Бюджет. Бесплатные программы подходят малому бизнесу, где важно просто распределить смены и контролировать занятость. Для компаний с большим штатом стоит рассмотреть платные версии с расширенным функционалом.

Главное — выбрать инструмент, который решает задачи компании и экономит время команде.

Основные функции хорошей системы планирования

Хорошая программа для составления графика работы сотрудников должна быть удобной, гибкой и автоматизированной. При выборе стоит обратить внимание на ключевые функции:

Автоматическое составление графиков. Система сама распределяет смены, учитывает занятость сотрудников и помогает избежать накладок.

Поддержка разных типов расписаний. Приложение должно работать с посменными, гибкими и комбинированными графиками.

Прогнозирование нагрузки. Анализ данных позволяет планировать занятость и предотвращать дефицит персонала.

Учет рабочего времени и отпусков. Встроенные инструменты помогают контролировать часы, выходные и периоды отсутствия.

Мобильное приложение. Доступ к графику со смартфона позволяет сотрудникам видеть изменения и оперативно реагировать.

Интеграция с другими системами. Возможность связать программу с учетом времени, зарплатой и кадровыми сервисами повышает точность и экономит время.

Современные инструменты для составления графиков работы позволяют компаниям любого размера работать эффективнее. Простые онлайн-сервисы помогают малому бизнесу быстро распределять смены и следить за занятостью, а крупные предприятия выигрывают от использования комплексных WFM-систем с автоматизацией и аналитикой.

Главное — выбрать решение, которое соответствует задачам компании и уровню ее процессов. Хорошая система планирования должна быть гибкой, понятной и интегрированной с другими инструментами. Такой подход помогает сократить ошибки, оптимизировать время и сделать работу команды более прозрачной и предсказуемой.

Хотите сделать доставку своих товаров быстрой и удобной? Доверьте это Достависта! Просто оформите заказ на нашем веб-сайте или скачайте приложение Достависта в Google Play Store или Apple Store уже сегодня. Сотрудничайте с нами и упростите логистику вашего бизнеса!

Ответы на часто задаваемые вопросы

Эффективность и надежность

Мы предоставляем услуги быстрой и надёжной доставки для любого бизнеса по всей России с 2012 года. Попробуйте качество нашего сервиса в несколько кликов.

О нас

Оформить заказ »