ЭПД – это что простыми словами

ЭПД – это перевозочный документ в электронном виде. Он заменяет бумажную транспортную накладную, заявку или другой документ, если оформлен по правилам и подписан электронной подписью.

Кому можно работать без ЭПД с 1 сентября 2026

Без ЭПД можно будет работать только в случаях, которые прямо разрешат правила. В обычных грузоперевозках участникам нужно готовиться к электронному формату.

Сколько стоит подключение к ГИС ЭПД

Сам бизнес обычно подключается не напрямую к ГИС ЭПД, а через оператора. Стоимость зависит от тарифа оператора, числа документов, интеграций, электронной подписи и дополнительных сервисов.

Можно ли совмещать бумажные и электронные документы

До обязательного перехода бумажные и электронные документы могут использоваться параллельно. После 1 сентября 2026 года бумага останется только для исключений, если они будут предусмотрены правилами.

Какие штрафы предусмотрены за нарушения

Штрафы зависят от конкретного нарушения: неоформленный документ, неверные сведения, отсутствие подтверждения перевозки или нарушение правил документооборота. Кроме штрафов, бизнес рискует задержками оплаты, спорами с контрагентами и налоговыми претензиями.

Как подготовиться к обязательному переходу на ЭПД в 2026 году

Разбираем, что такое ЭПД и как бизнесу подготовиться к обязательному переходу на электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года. Объясняем, как работает ГИС ЭПД, кого касается переход, как выбрать оператора ЭДО и что сделать до 01.09.2026.

10.06.2026 г.

334

Время чтения 16 мин.

Как подготовиться к обязательному переходу на ЭПД

к обязательному переходу на ЭПД

Как подготовиться

Фирменная стрелка из хлебных крошек - Достависта

Блог

Главная

ЭПД — это электронные перевозочные документы, которые с 1 сентября 2026 года станут обязательной частью работы для участников грузоперевозок. Если раньше транспортную накладную, заказ-заявку или экспедиторские документы можно было оформлять на бумаге, то теперь рынок постепенно переводят в цифровой формат.

Главная цель понятна: меньше ручной работы, меньше ошибок, быстрее обмен данными между грузоотправителем, перевозчиком, грузополучателем и государственными системами. Документ не теряется в машине, не лежит неделями в папке у логиста и не требует пересылки сканов по почте.

В этой статье разберем, что такое ЭПД, как работает ГИС ЭПД, кого касается переход, какие документы станут обязательными, как выбрать оператора ЭДО и что сделать до 01.09.2026, чтобы не перестраивать процессы в последний момент.

Что такое ЭПД и зачем они нужны

ЭПД — это перевозочный документ в электронном виде, который оформляется, подписывается и передается через цифровую систему вместо бумажного оригинала. Такой документ имеет юридическую силу, если создан по утвержденному формату и подписан подходящей электронной подписью.

Проще говоря, электронный перевозочный документ — это та же транспортная накладная, заказ-наряд или сопроводительный документ, только не на бумаге, а в электронном документообороте.

Какие документы относятся к ЭПД

К электронным перевозочным документам относятся документы, которые сопровождают груз и подтверждают условия перевозки. В первую очередь это:

транспортная накладная;

заказ или заявка на перевозку;

экспедиторские документы;

сопроводительная ведомость;

путевой лист;

договор фрахтования;

железнодорожная накладная;

грузовая накладная при авиаперевозках.

Конкретный набор зависит от вида перевозки, роли участника и схемы работы. Например, обычной автодоставке чаще всего нужна транспортная накладная, а при экспедировании появляются дополнительные документы.

Чем ЭПД отличается от бумажных аналогов

Бумажный документ нужно распечатать, подписать, передать водителю, вернуть после рейса и хранить в архиве. Любая ошибка — это перепечатка, пересогласование и потеря времени.

ЭПД работает иначе. Документ создается в системе, подписывается электронной подписью, передается участникам перевозки и фиксируется в ГИС ЭПД через оператора. Все стороны видят актуальную версию, а история действий сохраняется.

Основные отличия:

не нужно возить бумажный оригинал;

данные быстрее попадают к участникам перевозки;

проще исправлять ошибки до отправки;

легче хранить архив;

меньше риска потерять документы.

С помощью ЭПД к тому же проще подтвердить факт перевозки.

Какие задачи решают электронные перевозочные документы

Электронные перевозочные документы решают сразу несколько задач для бизнеса и государства.

Для бизнеса это ускорение документооборота. Логисту не нужно ждать, пока водитель привезет бумажную накладную. Бухгалтер быстрее получает закрывающие документы. Руководитель видит, где завис процесс.

Для государства это прозрачность перевозок. Данные попадают в цифровую среду, а значит, проще контролировать оборот грузов, проверять участников рынка и снижать долю серых схем.

Решение по экспресс-доставке для бизнеса под ключ

Вместе с Достависта ваш бизнес выйдет на новый уровень доставки. Станьте нашим деловым партнёром и доверьте нам логистику для достижения высоких результатов в России.

Заказать доставку

Связаться с нами

Что такое ГИС ЭПД и как она работает

Что такое ГИС ЭПД — это государственная информационная система электронных перевозочных документов, куда через операторов передаются сведения о грузовых перевозках и связанных с ними документах.

ГИС ЭПД не заменяет личный кабинет оператора ЭДО. Бизнес обычно работает через оператора информационной системы ЭПД, а он уже передает нужные сведения в государственную систему.

Кто оператор государственной системы

ГИС ЭПД относится к транспортной цифровой инфраструктуре. Система создана для того, чтобы аккумулировать данные по грузовым перевозкам и поддерживать переход логистики в электронный формат.

Для обычной компании важнее не техническое устройство системы, а практический вывод: подключаться напрямую к ГИС ЭПД не нужно. Нужно выбрать оператора, который умеет оформлять и передавать документы в систему.

Как ГИС ЭПД связана с операторами ЭДО

Оператор ЭДО или оператор ИС ЭПД — это посредник между бизнесом и государственной системой. Через него создают, подписывают, отправляют и получают документы.

Схема выглядит так:

1

Грузоотправитель создает документ у оператора.

2

Перевозчик и грузополучатель получают его в электронном виде.

4

Оператор передает сведения в ГИС ЭПД.

5

Документ хранится в электронном архиве.

3

Участники подписывают документ электронной подписью.

Перед выбором оператора нужно проверить, входит ли он в реестр операторов ИС ЭПД и поддерживает ли нужные форматы документов.

Какие данные попадают в систему

В систему попадают сведения из перевозочных документов. Обычно это данные о грузе, сторонах перевозки, маршруте, транспортном средстве, водителе, датах, условиях перевозки и подписантах.

Это не просто обмен файлами. Документ должен быть создан по формату, который понимают информационные системы. Поэтому скан бумажной накладной — это не полноценный ЭПД.

ЭПД с 1 сентября 2026: что меняется

ЭПД с 1 сентября 2026 становятся обязательными для участников перевозок, которые оформляют документы по видам, переведенным в электронный формат. Бумага сохранится только для отдельных случаев, если они будут прямо предусмотрены правилами.

Именно поэтому ЭПД 2026 — не вопрос «когда-нибудь потом». Компании нужно заранее проверить, какие документы она использует, кто их подписывает и через какого оператора будет идти обмен.

Какие виды перевозок попадают под обязательные ЭПД с 2026 года

ЭПД с 2026 года касаются перевозок, где оформляются обязательные перевозочные документы. В первую очередь это коммерческие грузоперевозки, работа грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и экспедиторов.

Если компания участвует в перевозке как одна из сторон документа, ей нужно быть готовой принимать и подписывать электронные документы.

Кто обязан перейти на электронный перевозочный документ

Перейти на электронный формат должны участники перевозочного процесса:

грузоотправители;

перевозчики;

грузополучатели;

экспедиторы;

фрахтователи;

компании, которые оформляют транспортные и экспедиторские документы.

Даже если бизнес сам не владеет транспортом, обязанность может появиться. Например, интернет-магазин отправляет товар через перевозчика и выступает грузоотправителем. Значит, ему нужно уметь работать с ЭПД.

Какие переходные периоды предусмотрены

До 1 сентября 2026 года у бизнеса есть время на подготовку. Это переходный период, когда можно выбрать оператора, настроить обмен, обучить сотрудников и протестировать документы с контрагентами.

Откладывать подключение на август рискованно. В этот момент к операторам одновременно придут тысячи компаний, а у сотрудников не будет времени спокойно разобраться в новой схеме.

Какие электронные перевозочные документы будут обязательны

Обязательные ЭПД 2026 включают ключевые документы, которые сопровождают перевозку груза и подтверждают отношения между участниками логистической цепочки. Рассмотрим их более наглядно в таблице:

Документ	Где используется	Кому важен
Транспортная накладная	Автоперевозки грузов	Грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель
Заказ или заявка	Согласование условий перевозки	Заказчик и перевозчик
Сопроводительная ведомость	Отдельные схемы перевозок	Перевозчик и получатель
Путевой лист	Работа транспорта и водителя	Перевозчик
Договор фрахтования	Предоставление транспорта за плату	Фрахтователь и фрахтовщик
Экспедиторские документы	Организация перевозки	Экспедитор и клиент

Ниже более подробно рассмотрим каждый из обязательных документов.

Транспортная накладная

Транспортная накладная — главный документ для автоперевозки. Она подтверждает, кто отправляет груз, кто его перевозит, куда он следует и на каких условиях.

После перехода на ЭПД такая накладная будет оформляться в электронном виде и подписываться участниками перевозки.

Заказ-наряд и сопроводительная ведомость

Заказ или заявка фиксирует договоренность о перевозке: маршрут, груз, сроки, транспорт, стоимость и другие условия. Сопроводительная ведомость используется в отдельных ситуациях, когда нужно дополнительно подтвердить движение груза.

Путевой лист

Путевой лист связан с работой транспорта и водителя. Он помогает учитывать рейс, маршрут, состояние автомобиля, данные водителя и другую информацию, важную для перевозчика.

Договор фрахтования

Договор фрахтования применяется, когда транспорт предоставляют для перевозки за плату. В электронном виде он также должен быть доступен участникам процесса и оформляться по правилам.

Как подготовиться к обязательным ЭПД 2026

К обязательным ЭПД с 1 сентября 2026 нужно готовиться заранее: проверить документы, выбрать оператора, настроить электронную подпись, обучить сотрудников и протестировать обмен с контрагентами.

Минимальный план подготовки:

определить, какие перевозочные документы использует компания;

понять, в какой роли выступает бизнес: грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель, экспедитор;

выбрать оператора ЭДО или ИС ЭПД;

оформить электронные подписи;

настроить доступы для логистов, бухгалтерии и водителей;

проверить учетную систему;

провести тестовый обмен с ключевыми контрагентами.

Если компания работает с большим числом перевозчиков или складов, лучше сделать внутренний регламент: кто создает документ, кто проверяет, кто подписывает, кто исправляет ошибки.

Пошаговый план перехода на ЭПД с 01.09.2026

ЭПД с 01.09 2026 требуют не разовой настройки, а перестройки процесса документооборота. Подготовку удобно разделить на пять шагов.

Шаг 1. Выбрать оператора ЭДО

Проверьте, поддерживает ли оператор нужные документы, есть ли интеграция с вашей учетной системой, как устроена работа с водителями и мобильным приложением.

Не выбирайте только по цене. Важны надежность, поддержка, скорость обмена, понятный интерфейс и наличие оператора в официальных реестрах.

Шаг 2. Получить и настроить электронную подпись

Для подписания ЭПД нужна электронная подпись. Руководителю обычно требуется УКЭП. Для сотрудников может понадобиться машиночитаемая доверенность, если они подписывают документы от имени компании.

Проверьте заранее, у кого есть право подписи. Частая ошибка — подключить сервис, но оставить все подписи только на директора, который физически не успевает подписывать рейсы.

Шаг 3. Подключить учетные системы

Если компания ведет перевозки в 1С, CRM, TMS или другой системе, нужно понять, как данные будут попадать к оператору. Малому бизнесу может хватить веб-кабинета, а крупной логистике обычно нужна интеграция.

Шаг 4. Обучить водителей и логистов

ЭПД меняет привычки сотрудников. Логист должен понимать, как создать документ и исправить ошибку. Водитель — где открыть документ, как показать QR-код и что делать при проверке. Бухгалтер — где найти закрывающие документы.

Шаг 5. Протестировать обмен с контрагентами

До обязательной даты проведите несколько тестовых перевозок в электронном формате. Проверьте, получают ли документы все стороны, правильно ли они подписываются и не теряются ли данные.

Какие ошибки чаще всего совершают при переходе на ЭПД

При переходе на ГИС ЭПД 2026 компании чаще всего ошибаются в сроках, выборе оператора, электронной подписи и обучении сотрудников.

Откладывание подключения на последний момент

Самая опасная ошибка — ждать конца августа. Формально времени кажется много, но на практике нужно выбрать оператора, согласовать договор, выпустить подписи, настроить доступы, обучить людей и проверить обмен.

Неправильный выбор оператора

Если оператор не поддерживает нужные форматы или плохо работает с вашими контрагентами, документооборот будет тормозить. Перед подключением лучше запросить демонстрацию и уточнить, как проходят реальные перевозки.

Использование неподходящей подписи

Не каждая подпись подойдет для всех действий. Нужно заранее проверить тип электронной подписи, полномочия подписанта и наличие МЧД для сотрудников.

Отсутствие обучения сотрудников

Даже хороший сервис не поможет, если водитель не понимает, что показать на погрузке, а логист не знает, как исправить ошибку. Обучение лучше провести до запуска обязательного режима.

Ответственность за нарушение требований к ЭПД

За нарушение требований к ЭПД возможны штрафы, споры с контрагентами, проблемы с подтверждением перевозки и налоговые риски. Конкретная ответственность зависит от вида нарушения, роли участника и того, какой документ не был оформлен или передан.

Риски для бизнеса:

перевозку сложно подтвердить документально;

бухгалтерия не может закрыть услугу;

контрагент отказывается принимать документы;

появляются претензии при проверке;

возникают задержки оплаты;

растет риск штрафов за нарушение правил перевозки и документооборота.

Отдельная проблема — массовые ошибки. Если компания ежедневно делает десятки рейсов, один неверный процесс может быстро превратиться в сотни проблемных документов.

Итоги

Переход на ЭПД — это не просто замена бумаги на файл. Меняется весь процесс: от заявки на перевозку до закрывающих документов и архива.

Чтобы спокойно встретить 1 сентября 2026 года, компании нужно заранее выбрать оператора, настроить электронные подписи, обучить сотрудников и протестировать обмен с контрагентами. Чем раньше бизнес начнет подготовку, тем меньше риск сбоев, штрафов и задержек в перевозках.

Полезные советы, акции, бонусы и не только